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2010年8月 5日 (木)

私の文書管理法

パソコンのセットアップの次の作業は、インターネット接続と文書管理の再構築です。インターネット接続はつなぐだけですし、ウイルス対策も (当面は) 設定済みですから楽です。ここでは、私の文書管理の方法を紹介します。

「文書管理」 とは文書の作成と保存そしてバックアップのしくみです。これをいかにシステム化するかです。できるだけシンプルに管理しないと、すぐゴチャゴチャになってしまいます。

文書作成はエディタが基本です。「秀丸」 というシェアウェアを使っています。エディタの良さは、ワープロより軽快であることと、そのままホームページにアップする際の元原稿にできることです。外部に出すときは、そのテキストファイルを 「ワード」 で読み込みます。

余談ですが、ほんの10年前、つまり1990年代までの文書データは基本的にテキストファイルでした。ワープロ専用機とか「VZエディタ」とかを使って文書作成していましたから。パソコンのワープロは「一太郎」が全盛で、これらの互換はテキストファイルでとっていたわけです。

さて、デフォルトでは、文書はユーザーのマイドキュメントに集約されます。いざというときの再セットアップに備え、マイドキュメントはDドライブに移しておきます。デスクトップにそのショートカットを作成しておけば、更新しやすい環境になります。(基本でしょうね)

私の保存すべき重要文書はすでにホームページにアップしてあるので、サイトのフォルダー(HTML)と元原稿フォルダー(TXT)をDドライブのマイドキュメントで管理します。これらのデータの危機管理は、野口方式でGmailを介してオンライン上で保管していることです。

他の文書フォルダー(DOC/TXT)に関しても基本は同じです。これまでは、フロッピーディスクを始めとして様々な記録媒体を使ってきましたが、現在はオンラインストレージの時代だと思います。

きわめてシンプルで、膨大なファイル量でもないので、私の文書管理の再構築はUSBメモリだけで済んでしまいます。あとは、幾つかのUSBに入れて持ち歩くくらい。。

こんな感じが、私の文書管理法です。

データ量が大きいのは画像ですが、これに関してはまた別の機会に。

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